Diskerpus Implementasikan E-Persuratan dan E-Kearsip dengan SIKD

TIDAK hanya inovasi dibidang kepustakaan dilakukan oleh Dinas yang dinahkodai oleh istri Wabup Badung tersebut, inovasi dibidang kearsipan juga dibuat oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Badung untuk mengimlementasikan e-persuratan dan e-Kearsipan. Bahkan Diskerpus Badung menggandeng ANRI untuk membangun aplikasi Sitem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD). Ni Wayan Kristiani mengatakan, aplikasi SIKD ini adalah implementasi pemerintah Kabupaten Badung dalam menjalankan e-persuratan dan e-arsip. “Badung menuju konsep kota pintar, sejumlah hal juga harus dibenahi dan sistem aplikasi yang diberikan pusat ini bisa diterapkan disemua Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang ada di Kabupaten Badung,”ujarnya. Lebih lanjut ia mengatakan, keungulan dari SIKD adalah memudahkan OPD Badung dalam memonitoring keluar-masuknya surat dan disposisi surat, karena dilakukan secara digital. “Kita bisa mengetahui dimana hambatan surat yang dikirim tidak sampai ke OPD melalui aplikasi SIKD ini. Selain itu, dalam pengiriman surat lebih cepat dan cepat pula mendapat disposisi. Namun kami ingatkan kembali jika Sumber daya manusianya sudah siap dalam menjalankan aplikasi ini dan bisa menggunakan teknologi komputer,”paparnya. Krisitiani juga mengatakan, keunggulan lain dalam aplikasi SIKD ini adalah lebih memudahkan pemusnahkan arsip yang sudah tidak terpakai lagi. “Yang menjadi sedikit kendala adalah belum ada regulasi untuk pembuatan tandatangan digital. Hal itu saja yang membuat program ini sedikit lambat, namun regulasi ini sudah rampung dan sudah bisa diterapkan saat ini,”tegasnya. Terkait pemusnahan arsip, kata Kristiani, ratusan arsip lama atau inaktif di Pemerintahan Kabupaten Badung, telah dimusnahkan. Pemusnahan ini bertujuan menghemat tempat penyimpanan serta mengurangi jumlah arsip yang tidak bernilai guna lagi. Dari data yang dimiliki, jumlah arsip yang telah dimusnahkan selama tiga tahun terahir mencapai 761 boks yang terdiri dari ribuan lembar arsip. Di antaranya, 300 bok arsip di 2017 milik Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah Badung, 245 bok dari Badan Pemberdayaan Masyarakat Desa dan Pemerintahan Desa dan 55 bok milik Dinas Kebudayaan Kabupaten Badung di 2016 serta BP-7 Kabupaten Badung sebanyak 161 bok. Semua arsip yang dimusnahkan telah dinilai oleh tim dan sudah mendapat persetujuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Langkah ini merupakan efesiensi dalam pengelolaan arsip, penghematan tempat penyimpanan. "Pengelolaan arsip itu sangat penting dilakukan oleh semua jajaran pemerintah dan semua lembaga pencipta, karena arsip merupakan catatan sejarah bagi lembaga pencipta," katanya. Terhadap dokumen yang memiliki nilai guna sejarah, Menurutnya, wajib disimpan di Kantor Kearsipan dan Perpustakaan dan Dokumen setempat. Namun, jika habis nilai gunannya dan tidak terkait dengan perkara hukum lagi dapat dimusnahkan. Seperti diketahui, penyusutan dan pemusnahan arsip diatur dalam peraturan pemerintah No. 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan Perbup. No. 79 tahun 2011 tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) Pemerintah Kabupaten Badung. Arsip sebelum dimusnahkan telah melalui proses dan dinilai secara cermat oleh Arsiparis Propinsi Bali dan telah disetujui perangkat daerah selaku pemilik arsip.